Volldigitaler, kontaktloser Hotelbetrieb
Die vollständige Digitalisierung und Automatisierung der Hotelrezeption entlastet das Personal und ermöglicht dem Gast einen autonomen Hotelaufenthalt.
Im Jahr 1990 hat sich die Firma Casablanca Hotelsoftware GmbH aus Schönwies der Softwareentwicklung in der Hotelleriebranche mit einem großen Ziel verschrieben: „Wir wollten die Hotelrezeptionen revolutionieren und alle Abläufe automatisieren und digitalisieren“, blickt Geschäftsführer Alexander Ehrhart in die Vergangenheit. Heute, 30 Jahre später, ist die Mission „100-100“ – also 100% Automatisierung und 100% Personalentlastung in allen Rezeptionsbelangen – auf der Zielgeraden. „Wir haben die vollständige Digitalisierung von der Anfrage bis zum Check-Out umgesetzt. Der Gast kann alles rund um die Buchung und den Aufenthalt selbstständig und kontaktlos abwickeln“, so das Echo aus dem Oberländer Softwarehaus.
Channel Manager & Online Buchbarkeit
Der digitalisierte, arbeitserleichternde Ablauf beginnt bereits vor dem eigentlichen Aufenthalt des Gasts, indem der Betrieb auf sämtlichen Kanälen extern (Booking.com, Expedia, HRS, etc.) sowie intern (Homepagebuchung und Anfragemanager) buchbar ist. Alle eingehenden Reservierungen werden automatisch in die Hotelsoftware importiert und die Verfügbarkeiten über den hauseigenen Channel Manager online aktualisiert. Der gesamte Schriftverkehr rund um die Reservierung erfolgt vollautomatisiert und auch die Buchung kann vom Gast selbstständig abgewickelt werden.
Anfragemanager: Autonome Anfragebeantwortung
Eingehende Gästeanfragen werden mit Hilfe des Casablanca Anfragemanagers automatisch beantwortet. Dem Gast wird auf Basis der eingegebenen Daten ein individuell zugeschnittenes Angebot gemacht. Durch die Integration eines Buchungsbuttons im Angebotsmail kann dieses direkt gebucht oder ein Alternativangebot eingeholt werden. Die Buchung kann dann vom Gast selbstständig auf der digitalen Buchungsstrecke abgeschlossen werden.
Automatisiertes Anzahlungsmanagement
Auch die Bezahlung und das Anzahlungsmanagement ist vom Gast selbständig, ohne Rezeptionskontakt zu erledigen. „Eingehende Anzahlungen werden automatisch in der Hotelsoftware aufgebucht“, erläutert Ehrhart. Begleitet wird der gesamte Anzahlungsprozess von automatisierten Mailings, die an die Anzahlung erinnern, diese bestätigen und für den erfolgten Zahlungseingang danken.
Korrespondenzmanager: Professionelle Textvorlagen
Durch die Erstellung der Textvorlagen mit Hilfe des neuen Casablanca Korrespondenzmanagers sind alle Korrespondenzvorlagen – Angebote, Anzahlungsmail, Buchungsbestätigungen und Co. – nicht nur optisch, sondern auch funktionell optimiert. Dass E-Mails im Spamordner landen, ist somit fast ausgeschlossen. Darüber hinaus sind die Mails für alle Endgeräte optimiert – Stichwort responsives Design – und für den Gast direkt buchbar. Der Korrespondenzmanager ist das Universaltool für alle Brief- und Textvorlagen, mit dem der Schriftverkehr auf ein neues Level gehoben werden kann.
Autonomer Check-In
Nach der Buchung ist dann vor dem Check-In! Dieser kann vorab einfach und unkompliziert von zu Hause aus erfolgen. Alle relevanten Daten werden vom Gast online übermittelt und ein sogenannter Online Check-In wird ermöglicht. Der Zutrittscode für die gebuchten Zimmer wird unkompliziert per SMS auf das Smartphone des Gastes gesendet. Durch Automailing und den Nachrichtenversand via SMS-Gateway sind die Gäste bereits vor der Anreise optimal auf den autonomen Ablauf vor Ort eingestellt, sodass keine weitere Unterstützung benötigt wird.
Automatisiertes Meldewesen
Auch im Hotel angekommen, läuft alles autonom und ohne viel Personaleinsatz: das gesamte Meldewesen ist digitalisiert – der ungeliebten Bürokratie wird somit Abhilfe geschaffen.
Ausgestellte Meldezettel können vom Gast digital über ein Tablet an der Rezeption oder direkt über das Smartphone unterschrieben werden. Das signierte Dokument wird anschließend automatisch in die Hotelsoftware eingespeist und an das zuständige Meldeamt übermittelt.
Digitale Rechnung und Bezahlung
Nach dem Check-In wird die Rechnung – insofern diese nicht bereits vor dem Aufenthalt beglichen wurde – an das Smartphone des Gasts übermittelt. Auch die Bezahlung mittels verschiedener Modalitäten (Kreditkarte, Sofortüberweisung, etc.) kann über ein digitales Endgerät (Handy, Tablet und Co.) autonom erledigt werden. Nach Ende des Aufenthalts erfolgt der Check-Out ebenso digital, selbstständig und ohne Rezeptionskontakt.
Effizientes Newsletter- & E-Mailmarketing
Gäste zu Stammgästen machen, lautet das Credo nach der Abreise des Gasts. Durch Automailings (Abreisemail, Geburtstagswünsche, Urlaubserinnerungen, etc.) sowie durch gezielten Newsletterversand (Angebote, Specials, etc.) kann die Bindung zum Gast aufrechterhalten und somit die Wahrscheinlichkeit einer neuerlichen Buchung gesteigert werden. Durch die nahtlose Verbindung aller Systeme sind die Marketingaktivitäten einfach zu koordinieren und steuern.