„Ihre KI wird lügen.“
Mit diesen Worten stieg Martin Hairer, CTO von CASABLANCA hotelsoftware, bei den HOGAST Community Dialogen in Graz in seinen Impulsvortrag ein. Ein Satz, der erst einmal hängen bleibt – und ziemlich gut beschreibt, warum beim Thema Künstliche Intelligenz ein genauerer Blick notwendig ist.
Denn KI kann beeindruckend schnell Antworten liefern. Sie kann Texte formulieren, Daten auswerten, Ideen entwickeln oder bei wiederkehrenden Aufgaben unterstützen. Gleichzeitig können Ergebnisse überzeugend klingen und trotzdem falsch sein. Für Martin ist deshalb klar: Wer KI im Unternehmen einsetzen möchte, muss sich nicht nur mit den Möglichkeiten beschäftigen, sondern auch damit, wie Mitarbeitende damit umgehen.
Genau darum ging es auch bei den HOGAST Community Dialogen am 8. und 9. September 2026 in Graz.
Keine Verkaufsshow, sondern Erfahrungen aus der Praxis
Das Konzept der Veranstaltung unterschied sich bewusst von einem klassischen Konferenztag. Drei Themen gaben den inhaltlichen Rahmen vor: Künstliche Intelligenz, Mitarbeiter:innen finden und halten sowie Einkaufsoptimierung.
Die Expert:innen lieferten am Vormittag erste Impulse. Danach waren die HOGAST-Mitgliedsbetriebe selbst gefragt.
CASABLANCA hotelsoftware war dabei als Kompetenzträger für den Bereich Künstliche Intelligenz eingeladen. Martins Aufgabe war also nicht, Produkte zu präsentieren, sondern Erfahrungen einzubringen, Fragen aufzuwerfen und die Diskussion fachlich zu begleiten.
Ein Schwerpunkt seines Impulses war die Frage, die viele Unternehmen aktuell beschäftigt: Wie schafft man es überhaupt, dass Künstliche Intelligenz nicht nur irgendwo verfügbar ist, sondern im Arbeitsalltag sinnvoll eingesetzt wird?
Bei CASABLANCA spielen dabei drei Dinge eine zentrale Rolle: Training, klare Regeln und eine gemeinsame Haltung zum Umgang mit KI. Wissen soll nicht bei einzelnen Personen bleiben. Wenn jemand einen guten Anwendungsfall entdeckt oder einen Prozess besser löst, sollen andere davon profitieren können. Genau an diesem Punkt verbindet sich Künstliche Intelligenz mit dem übergeordneten Thema der Veranstaltung: Schwarmintelligenz.
Dann waren die Betriebe selbst dran
Nach den Impulsen wechselte das Format vom Zuhören ins gemeinsame Arbeiten.
Martin leitete die Arbeitsgruppe zum Thema Künstliche Intelligenz. Mit 18 Teilnehmer:innen war sie die größte der drei Gruppen. Spannend war dabei vor allem die Mischung: Im Raum saßen Betriebe, bei denen KI bisher kaum eine Rolle spielte, ebenso wie Teilnehmer:innen, die bereits konkrete Anwendungen im Alltag einsetzen.
Diese unterschiedlichen Erfahrungsstände machten die Diskussion interessant. Antworten kamen nicht automatisch von Martin als Arbeitsgruppenleiter. Immer wieder konnten Teilnehmer:innen Fragen anderer Betriebe aus ihrer eigenen Praxis beantworten.
Aus der Vormittagssession kristallisierten sich schließlich vier Themen heraus, die am Nachmittag in kleineren Gruppen vertieft wurden: Sichtbarkeit und Gästekommunikation, Abläufe und Verwaltung, Daten und Prognosen sowie Vertrauen, Datenschutz und Sicherheit.
Wie bleibt ein Hotel sichtbar, wenn Gäste künftig KI fragen?
Eine der Gruppen beschäftigte sich damit, wie Hotels in KI-gestützten Suchsystemen sichtbar bleiben.
Dabei wurde schnell klar, dass Betriebe nicht zwingend mit einer völlig neuen Strategie beginnen müssen. Vieles startet bei Grundlagen, die ohnehin relevant sind: Sind Informationen auf der eigenen Website aktuell? Stimmen Öffnungszeiten, Kontaktdaten und Bezeichnungen auf den verschiedenen Plattformen überein? Sind Inhalte so geschrieben, dass Gäste tatsächlich etwas damit anfangen können?
Gerade wenn KI-Systeme Informationen aus unterschiedlichen Quellen zusammenführen, gewinnt die Qualität dieser bestehenden Daten noch einmal an Bedeutung.
Wo kostet Routine jeden Tag Zeit?
Am zweiten Tisch ging es um wiederkehrende Aufgaben in der Verwaltung.
Die Beispiele kamen direkt aus den Betrieben: Übersetzungen, Wochenmenüs, Haus- und Wochenzeitungen, Werbemittel, Stellenanzeigen oder Einladungen. Tätigkeiten, die einzeln oft überschaubar wirken, in Summe aber einiges an Zeit beanspruchen.
Hier wurde diskutiert, an welchen Stellen KI bereits heute sinnvoll unterstützen kann. Nicht als theoretisches Zukunftsszenario, sondern bei Aufgaben, die Woche für Woche tatsächlich anfallen.
Ein interessanter Punkt aus der Runde: Auch wenn externe Dienstleister eingebunden sind, bleiben intern Briefings, Rückfragen, Korrekturen und Freigaben. KI kann deshalb nicht nur bei der eigentlichen Erstellung helfen, sondern auch dabei, diese internen Schleifen zu verkürzen.
Was lässt sich aus den vorhandenen Daten herausholen?
Noch konkreter wurde es beim Thema Daten und Prognosen.
Die Gruppe beschäftigte sich unter anderem mit Personaleinsatzplanung und Küchenbestellungen. Beide Themen haben etwas gemeinsam: Viele der notwendigen Informationen sind in den Betrieben bereits vorhanden.
Reservierungen, Auslastung, Anzahl der Gäste, Wetter, Menüpläne, Rezepturen oder Lagerbestände können miteinander kombiniert werden, um bessere Vorschläge für die Planung zu erhalten.
Dabei ging es ausdrücklich nicht darum, Entscheidungen vollständig an eine KI abzugeben. Bei einer Küchenbestellung kann beispielsweise ein Vorschlag entstehen, den die Küchenleitung anschließend prüft und gegebenenfalls anpasst.
Die Erfahrung aus der Diskussion zeigte außerdem: Die Qualität des Ergebnisses hängt stark davon ab, wie gut die vorhandenen Daten sind und wie präzise die Aufgabe formuliert wird.
Und was darf überhaupt in die KI?
Am vierten Tisch wurde über Datenschutz, Sicherheit und Vertrauen gesprochen.
Gerade bei KI-Anwendungen ist die Versuchung groß, schnell Informationen in ein frei verfügbares Werkzeug zu kopieren, weil es bequem ist. Im Arbeitsalltag braucht es deshalb klare Regeln und Bewusstsein dafür, welche Daten wo verarbeitet werden dürfen.
Eine Formulierung aus der Arbeitsgruppe bringt diesen Gedanken ziemlich gut auf den Punkt:
„Was man einem Gast nicht erklären könnte, gehört auch nicht in ein KI-Fenster.“
Ein einfacher Satz, der im Alltag vermutlich hilfreicher ist als so manche lange Richtlinie.
Schwarmintelligenz funktioniert nur, wenn Wissen geteilt wird
Am Ende des Tages lagen keine fertigen Patentrezepte auf dem Tisch. Genau das war auch nicht das Ziel.
Stattdessen hatten Betriebe mit ganz unterschiedlichen Voraussetzungen ihre Erfahrungen geteilt, konkrete Problemstellungen zerlegt und voneinander gelernt. Manche Antworten kamen vom Experten, andere direkt aus der Runde.
Und genau darin steckt auch eine wichtige Erkenntnis für den Umgang mit Künstlicher Intelligenz: Nicht jeder Betrieb muss jede Erfahrung selbst machen.
Wenn funktionierende Ansätze geteilt werden, Fehler offen angesprochen werden und Menschen voneinander lernen, entwickelt sich das Thema deutlich schneller weiter.
Oder, wie Martin es im Rahmen der Veranstaltung formulierte:
„Am Ende haben wir mehr Zeit für unsere Gäste.“
Denn darum sollte es bei aller Technologie am Ende gehen: nicht um möglichst viel KI im Hotelbetrieb, sondern darum, an den richtigen Stellen Arbeit abzunehmen und Zeit dort freizuspielen, wo sie in der Hotellerie am meisten zählt.
Der größte Hebel entsteht für mich dort, wo Technologie und das Wissen der Menschen zusammenkommen. Wenn Mitarbeiter:innen gute KI-Anwendungsfälle finden, ihre Erfahrungen teilen und andere darauf aufbauen können, entwickelt sich nicht nur das Werkzeug weiter, sondern die Arbeitsweise des gesamten Unternehmens.
Martin Hairer
Chief Technology Officer