Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV) 2017

Das Bundesministerium für Finanzen veröffentlichte eine neue Rechtsvorschrift, aus der hervorgeht, dass künftig jede Registrierkasse eine Sicherheitseinheit zum Manipulationsschutz aufweisen muss. Die Registrierkassensicherheitsverordnung - kurz RKSV - tritt mit 1.4.2017 in Kraft. Praktisch bedeutet die Verordnung, dass ab dem Stichtag jeder Beleg mit einem maschinenlesbaren Code (QR-Code) versehen werden muss. Darüber hinaus ist ein Datenerfassungsprotokoll (DEP) zu führen, das alle Bewegungen und Aktionen aufzeichnet. Weiters werden alle erfassten Umsätze aufsummiert und in einem Umsatzzähler gespeichert, der allerdings verschlüsselt wird und nur vom Hotelier selbst oder von der Finanz bei einer Prüfung ausgelesen werden kann.

Casablanca verfügt über eine HSM-Lösung (Hardware Sicherheitsmodul). Die benötigten Zertifikate für die Registrierung werden online über das Casablanca Rechenzentrum vergeben, sodass keine zusätzliche Signiereinheiten (USB-Adapter, Card-Reader, etc.) benötigt wird.

Was nach der Umstellung zu beachten ist...

Datenerfassungsprotokoll sichern
Die Gesetzgebung schreibt vor, dass das Datenerfassungsprotokoll (DEP) mindestens vierteljährlich - sprich einmal pro Quartal - extern gesichert werden muss. Casablanca erinnert automatisch beim Start der Hotelsoftware, wenn eine Sicherung ansteht. Der Datenexport muss in der Folge selbstständig durchgeführt werden, es kann durch die Erinnerung aber faktisch keine Sicherung vergessen werden.

Monats- und Jahresbelege
Monats- und Jahresbelege müssen erstellt und im Datenerfassungsprotokoll (DEP) abgespeichert werden. Casablanca erstellt alle Monats- und Jahresbelege automatisch und speichert diese selbstständig im DEP ab. Der Kunde braucht sich um nichts zu kümmern.
Der Monatsbeleg für Dezember ist gleichzeitig der Jahresbeleg. Dieser ist zusätzlich auszudrucken, aufzubewahren und zu überprüfen. Casablanca speichert den Jahresbeleg automatisch im Datenerfassungsprotokoll ab und überprüft diesen via Finanz-Online. Die Beleg-Prüfung erfolgt vollautomatisch. Der Kunde muss lediglich für den Ausdruck und die Aufbewahrung Sorge tragen.


Finanzprüfung
Bei einer Finanzprüfung genügt ein Klick auf den „Finanz-Export-Button“ und der Prüfer bekommt alle benötigten Daten exportiert. Dieses Tool ist direkt in der Hotelsoftware integriert.

Anleitung RKSV 2017

Im folgenden Abschnitt erhalten Sie Informationen über den Ablauf und eine Schritt-für-Schritt Erklärung zur Umstellung in der Casablanca Hotelsoftware im Zuge der Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV) 2017.

 

Ablauf Kassenregistrierung

Schritt 1: Kontaktieren Sie Casablanca

Wenden Sie sich an unser Verkaufsteam (verkauf@casablanca.at; T +43 (0) 5418 5622) und holen sich ein Angebot ein bzw. vereinbaren einen Termin zur Umstellung im Zuge der Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV). Sie erhalten dort selbstverständlich auch Informationen zu Kosten und Ablauf der Umstellung.

Schritt 2: RKSV-Formular ausfüllen

Nach Erhalt des Auftrags zur Umstellung auf die RKSV, übermittelt Ihnen unser Support-Team ein Formular zur weiteren Vorgehensweise.

Unter anderem müssen Sie dabei einen Benutzer für den Registrierkassen-Webservice auf Finanz-Online anlegen (siehe Schritt 3!)

Schritt 3: Anlage Registrierkassen-Webservice auf Finanz-Online (Web-User)

Um die Casablanca Hotelsoftware mit Ihrem Finanz-Online Konto zu verbinden, bedarf es eines Benutzers für den Registrierkassen-Webservice auf Finanz-Online. In folgender PDF-Beschreibung erklären wir Ihnen Schritt-für-Schritt wie Sie bzw. Ihr Steuerberater den "Web-User" für Registrierkassen anlegen kann.

Beschreibung/Anleitung PDF:

BENUTZER FÜR REGISTRIERKASSEN-WEBSERVICE ANLEGEN IN FINANZ-ONLINE

Schritt 4: Registrierung in Casablanca

Die eigentliche Kassenregistrierung erfolgt selbstständig direkt in der Hotelsoftware. Gerne hilft Ihnen bei Fragen oder Unklarheiten unsere Support-Abteilung via Fernwartung oder telefonisch weiter.

 

Beschreibung/Anleitung PDF:

KASSENREGISTRIERUNG IN CASABLANCA

Weitere Info-Dokumente zur RKSV

Finanzprüfung Export

Bei einer Finanzprüfung können binnen weniger Klicks alle relevanten Daten für den Prüfer aus Casablanca ausgespielt werden.