Der Zimmerplan

Klar, übersichtlich, einfach und flexibel - der Zimmerplan ist das revolutionäre Kernstück der Casablanca Hotelsoftware.

Die Hotelsoftware mit dem grafischen Zimmerplan wurde speziell auf die Anforderungen von klein- und mittelständischen Gastronomiebetrieben zugeschnitten.

EINFACH
Durch den hohen Personalwechsel in der Hotellerie ist es ein "Muss", die Bedienungsoberfläche so einfach und intuitiv wie möglich zu gestalten, um ein Einlernen neuer Mitarbeiter schnell und kostengünstig durchführen zu können.

INTELLIGENT
Im Zeitalter der globalen Vernetzung ist es wichtig eine Hotelsoftware zu besitzen, die in der Lage ist, mit unterschiedlichen Internetsystemen zu kommunizieren und Daten auszutauschen.

ZUVERLÄSSIG
Durch stetige Verbesserung der Leistung, tendieren Wartezeiten und Unterbrechnungen beim Arbeiten gegen Null und die (Arbeits-) Geschwindigkeit auf den Computern wird maximiert.

SICHER
Durch den Einsatz eines SQL- Datenbankservers sind hauseigene Daten vor unerlaubten Zugriffen geschützt und die IT- Investitionen für weitere zukünftige Entwicklungen gesichert.

FLEXIBEL
Durch die Anbindung an die führenden Firmen in den Bereichen Telefonanlagen, Kassasysteme, Schließanlagen, TV-und Video-Systeme, Internetbuchungssysteme und Meldewesen-Systeme sind Sie bei der Auswahl Ihrer Lieferanten ungebunden.

Die Gästeverwaltung

In der Gästeverwaltung kann der Gästestamm bearbeitet und verändert werden. Weitere Möglichkeiten in der Casablanca Gästeverwaltung:

  • neu anlegen
  • ändern
  • löschen
  • suchen
  • Gästeblätter drucken
  • uvm.

Jedem Gast kann über die Gästeverwaltung ein beliebiges Motiv wie zum Beispiel Stammgast, Wintergast usw. zugeordnet werden.

Zusätzlich ist eine Gästesuche nach einem oder mehreren Kriterien möglich:

  • Name
  • Vorname
  • Telefon
  • E-Mail
  • uvm.

Die Briefverwaltung

Die Brief- bzw. Textverwaltung in Casablanca bietet unzählige verschiedene Möglichkeiten wie Briefe gestaltet und verwaltet werden können.

Darüber hinaus wartet Casablanca mit folgenden Features auf:

  • Anfragen, Prospekte, Reservierungsbestätigungen ...
  • Beliebig viele E-Mail/Briefvorlagen möglich (ab Office 2007)
  • Automatischer E-Mail- und Newsletterversand auf Knopfdruck
  • Alle Briefe werden in der Detailhistory beim jeweiligen Gast gespeichert und können mit einem Klick wieder geöffnet werden
  • Überblick über alle Briefe/Mails pro Tag, pro Woche oder pro Monat möglich
  • Mehrsprachigkeit der Briefe
  • Anhänge in unterschiedlichen Formaten können mit dem Dokument verbunden werden (z.b.: PDF)
  • Schriftverkehr kann direkt über den Reservierungspfeil am Zimmerplan aufgerufen werden
  • Leistungen können auf den Brief/Mail dargestellt werden
  • Flexible Gestalungsmöglichkeiten des Briefes (Bilder usw.)
  • unzählige Seriendruckfelder welche auf dem Brief/Mail eingebunden werden können
  • uvm.

Das Automailing

Mit Casablanca Automailing werden hinterlegte Mailings/Textvorlagen automatisch zu einem bestimmten Zeitpunkt versendet.

Keinen Geburtstag eines Gastes mehr vergessen? Der Angebotsnachfass bzw. das Willkommensschreiben oder Abreiseschreiben sollte automatisch erfolgen? - Dann ist Casablanca Automailing genau das Richtige!

Verschiedene Arten der Mailings:

  • Automatisierte Mailings zum Beispiel 2 Tage vor Anreise des Gastes
  • Automatisierte Mailings zum Beispiel 2 Tage nach Abreise des Gastes
  • Automatisierte Geburtstagsmailings
  • Automatisierter Angebotsnachfass

Vorteile:

  • Casablanca verschickt das Mailing zu einem festgelegten Zeitraum automatisch
  • Es steht eine Liste zur Verfügung in der entschieden werden kann, wann das Mailing an welchen Gast verschickt werden sollte
  • Geburtstagsmails werden nicht mehr vergessen
  • Arbeitserleichterung beim Angebotsnachfass, da dieser vollautomatisch versendet wird
  • Durch Abreisemails können auf verschiedene Bewertungsportale aufmerksam gemacht werden (Holidaycheck, Tripadvisor usw.)

Der Serienbrief

Mit der Serienbrief- und Selektionsfunktion in der Casablanca Hotelsoftware können mit wenigen Klicks gewünschte Gästetypen gefiltert und selektiert werden. Bsp.: alle Adressen der Stammgäste, alle Adressen der Wintergäste, alle Adressen der Sommergäste usw. Nach allen hinterlegten Merkmalen kann gesucht werden.

 

Durch die Serienbriefunktion kann die Gästeauswahl entweder als reine Excel Tabelle abgespeichert oder auch direkt an Microsoft Office Word geschickt werden, um zum Beispiel Etiketten zu drucken.


Mit der Serienbrieffunktion kann auch direkt ein Newsletter versendet werden. Mehr dazu im Punkt Module.

Outlook Synchronisation

Mit dem Casablanca E-Mail/Anfragen - Importmodul können von jedem beliebigen System, von welchen Sie Anfragen als E-Mail im Outlook* bekommen, Daten in die Casablanca Hotelsoftware importiert werden.


Funktionsweise/Ablauf:

Sie erhalten eine Anfrage eines Gastes über ein System (zum Beispiel Tiscover, Bergfex usw.) als E-Mail in Ihren Posteingang im Outlook*. Anschließen können Sie direkt im Outlook die Gästedaten der Anfrage mit einem Klick in Casablanca importieren.

Vorteile:

  • Manuelles Eingeben der Gästedaten im Casblanca fällt weg
  • Angebotserstellung wird erleichtert
  • Schnelles Erstellen des jeweiligen Angebotsbriefes

Darüber hinaus können alle E-Mails direkt einem bestehenden Gast (in der Detail History) angefügt werden.

Automatische Synchronisation mit Outlook 2010:

Ebenso ist es möglich Outook mit Casablanca automatisch synchronisieren zu lassen. D.h. sobald ein neues E-Mail im Outlook eintrifft, wird sofort überprüft, ob in der Casablanca Hotelsoftware ein Gast mit dieser E-Mailadresse bereits besteht.

Ist dies der Fall, dann wird dieses Mail vollautomatisch der Detail History des Gastes zugeordnet.

Somit muss in Zukunft nicht mehr jedes einzelne Mail manuell importiert werden.


*Systemvoraussetzung: Microsoft Outlook 2010 32-Bit/nur HTML-Anfragen können importiert werden

Rechnungsverwaltung

Mit der Rechnungsverwaltung sind alle ausgestellten Rechnungen überblicklich an einem Ort.

Alte Rechnungen können nochmals ausgedruckt werden. Mit der Rechnungsverwaltung ist es einfach, Kontrolle zu haben und den Überblick zu bewahren.

Eine übersichtliche, automatisch erstellte Liste hilft, ein Durcheinander in der Rechnungsverwaltung zu vermeiden.

  • bezahlte Rechnungen
  • stornierte Rechnungen
  • offene Rechnungen
  • etc.

Rechnungslegung

Mit wenigen Klicks können Rechnungen direkt über das Gastkonto erstellt werden. Egal ob einfache Rechnungen oder gesplittete Rechnunn...alles ist möglich!

Durch die Mehrsprachigkeitsfunktion (siehe Funktion weiter unten), können Rechnungen auch in mehreren Sprachen hinterlegt, gespeichert und gedruckt werden.

Details:

  • Rechnungsnummer
  • Proforma Rechnungsdruck möglich
  • Design individuell veränderbar
  • uvm.

Offene Posten Verwaltung

Eine detaillierte Liste mit den offenen Posten hält Sie immer auf dem Laufenden, welche Rechnungen noch zu begleichen sind. Es wird der Gast- bzw. Debitorenname, das Datum und der offene Betrag aufgelistet.

Somit fällt das Risiko, offene Rechnungen zu vergessen, komplett weg. Die Liste kann in Zeiträume selektiert werden.

Listen

Casablanca kann viele Listen generieren, die helfen, den Überblick über sämtliche Abläufe im Hotelbetrieb zu bewahren:

  • An- Abreiseliste
  • Tagesgästeliste
  • Abgelaufene Optionen
  • Zimmermädchenliste
  • Tischliste
  • Traceliste
  • Zimmerwechselliste
  • Angebotsliste
  • Buchungsjournalliste
  • Gästeliste
  • Geburtstagsliste
  • Kurtaxenliste
  • Meldezettelliste
  • Offene Anzahlungen
  • Reservierungsliste
  • Umsatzlisten
  • Wellnessplan-Terminliste
  • Zimmerliste
  • Küchenliste
  • und vieles mehr...

Managementbericht

Der Managementbericht in der Hotelsoftware gibt alle wichtigen Kennzahlen auf einem A4-Blatt im Überblick wieder und kann natürlich gespeichert und/oder ausgedruckt werden.

  • Nächtigungen
  • Umsätze verschiedener Posten
  • An- und Abreisen
  • Rechnungen
  • offene Rechnungen
  • Personen
  • Zimmer
  • Hotelauslastung
  • Vergleichszeitraum auswählen
  • uvm.

Statistiken

Verschiedene Statistiklisten geben exakte Auskunft und Information in vielen Bereichen des Hotelbetriebs. Diese Statistiken können der Startpunkt für Verbesserungsansätze sein...


Es gibt:

  • Belegungsvor- und Rückschau
  • Belegungs- Umsatzstatistik pro Zimmer oder Zimmertyp
  • Debitorenstatistik
  • Marketingstatistik
  • Seminarraumstatistik
  • Umsatzdifferenzstatistik
  • uvm.

Gruppenbuchung

Eine Gruppenbuchung mit mehreren Zimmern gleichzeitig wird in der Casablanca Hotelsoftware mit Hilfe der neuen Reservierungsmaske bzw. dem neuen Gruppenbuchungsmodul zum Kinderspiel.

Beliebig viele Zimmer können im Zimmerplan eingebucht werden. Dazu kann sofort der zugehörige Reservierungs- oder Angebotsbrief erstellt werden.

Drei Schritte zur erfolgreichen Gruppenbuchung:

  • Gast/Gäste bestimmen
  • Zimmer zuweisen
  • Angebot / Reservierung / Buchung

Reisebüroverwaltung

Mit der Reisebüroverwaltung behält man den Überblick über die verschiedenen Reisebüros und die dazugehörigen Preise der Anbieter.

Es kann für jedes Reisebüro der jeweilige Preis durch Hilfe der Gastart hinterlegt werden. Darüber hinaus gibt es für jedes Reisebüro ein eigenes Debitorenkonto, um offene Rechnungen der Reisebüros einzusehen und gegebenfalls abzurechnen.

Jede Reisebüroreservierung am Zimmerplan ist speziell mit dem Reisebüronamen versehen, um schnellstmöglich eine Privatreservierung von einer Reisebüroreservierung unterscheiden zu können.

Mandantenfähigkeit

Durch die Mandantenfähigkeit der Casablanca Hotelsoftware können beliebig viele Mandanten angelegt werden, wenn sie zum Beispiel einen Hotelbetrieb mit mehreren Häusern betreiben.

Stammdatenverwaltung

In den Stammdaten sind alle für die Hotelsoftware benötigten Daten des Hotelbetriebes genauestens festgelegt:

  • Preise
  • Zimmerinformationen
  • Textvorlagen für den Schriftverkehr
  • Benutzer
  • etc.

Alle Eingaben können durch den strukturierten Aufbau jederzeit verändert und erweitert werden.

Benutzerverwaltung

Mit der Benutzerverwaltung sind die Abläufe und Berechtigungen der Nutzer in der Casablanca Hotelsoftware genauestens geregelt.

Jeder Mitarbeiter loggt sicht in der Hotelsoftware mit seinem eigenen Benutzernamen und Passtwort ein. Verschiedene Rechte und Berechtigungen im Umgang mit der Software können vom Administrator zugewiesen werden.

Somit ist immer klar definiert, wer beispielsweise Reservierungen erstellt oder bearbeitet hat...

Mehrsprachigkeitsfunktion

Die Mehrsprachigkeitsfunktion in Casablanca ermöglicht es, den sämtlichen Schriftverkehr und Rechnungen in verschiedenen Sprachen zu hinterlegen.

Jedem Gast wird automatisch das jeweilige Angebot oder der Reservierungsbrief in der passenden Sprache gesendet. Auch der Rechnungsdruck kann in der richtigen Sprache erfolgen.